Oli vuosi 2020. Olin juuri päättänyt kolmannen kauteni Helgan hallituksessa, ja etsin työharjoittelupaikkaa saattaakseni opintoni loppuun. Työnhaun aikana tein surullisen havainnon siitä, että opiskelijakuntatoiminta ja sen antama osaaminen ja kokemus tuntuivat olevan monille työnantajille täysin vieras asia. Tämä tuntui todella turhauttavalta, sillä opiskelijakunnan hallituksessa työskentely oli lähimpänä oman alan työkokemusta, mitä minulla siihen mennessä oli, ja uskoin sen auttavan minua erottautumaan työnhakijana.
Yritettyäni selittää lukemattomissa työhakemuksissa ja haastatteluissa, että pestini Helgassa oli itseasiassa ihan täysipäiväinen työ, eikä hauskaa koulun jälkeistä puuhastelua, päätin ottaa ohjat omiin käsiini. Levittääkseni tietoisuutta opiskelijakuntatoiminnan hyödyistä kirjoitin kaksi blogitekstiä: ensimmäisessä selitin yksityiskohtaisesti mitä opiskelijakunta tekee, ja toisessa millaisia yleispäteviä, lähes millä tahansa alalla hyödyllisiä taitoja opin Helgassa.
Ponnisteluni tuotti lopulta tulosta, ja nyt onkin aika viimeistellä tämä “trilogia” tarkastelemalla ensimmäistä kolmea vuotta valmistumisen jälkeen työelämässä, ja reflektoimalla miten Helgasta saamani osaaminen on konkreettisesti auttanut urallani. Toivon tämän auttavan teitä nykyisiä opiskelijoita näkemään opiskelijakuntatoiminnan tuoman käytännön hyödyn pelkän kliseisen “se näyttää hyvältä CV:ssä” -mantran lisäksi. Pyrin keskittymään yleispäteviin, ei-alasidonnaisiin asioihin, mutta en myöskään jätä pois asioita, jotka ovat olleet avuksi nimenomaan työssäni rekrytointikonsulttina.
Tiimityö ja viestintä
Aloitetaan kaikkein ilmeisimmästä asiasta: tiimityöstä. Uskon, että tämä tulee ensimmäisenä mieleesi, kun mietit asioita, joita vapaaehtoistyö opettaa. En keksi montaakaan työtehtävää, joissa et jotenkin työskentelisi yhdessä muiden kanssa. Sen lisäksi, että on tärkeää kyetä työskentelemään muiden kanssa, tekee kyky ymmärtää erilaisia ihmisiä ja tarkastella asioita heidän näkökulmastaan tekee yhteistyöstä huomattavasti helpompaa.
Hyvä aasinsilta tiimityöstä on viestintä erilaisten sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa. Hyvä viestintä on toimivan tiimin kulmakivi, eikä yksikään organisaatio voi menestyä ilman sitä. Yksi tärkeimmistä opeista, jonka sain Helgassa, on se, että on aina parempi viestiä liikaa kuin liian vähän. Erityisesti työskennellessä muiden kanssa erilaisissa projekteissa on elintärkeää pitää koko tiimi ajan tasalla siitä, miten työsi etenee. Tämä pätee suoraan myös työelämässä. Helgassa toimiminen on myös madaltanut kynnystä pyytää apua kun en tiedä tai osaa jotain – avun pyytäminen tai sen pyytämättä jättäminen voi olla ero onnistumisen ja kokonaisen projektin kaatumisen välillä.
Koen kuitenkin ulkoisten viestintätaitojen oppimisen olleen paljon merkityksellisempää. Kun viestii sisäisten sidosryhmien, kuten kollegoiden ja tiimikavereiden kanssa, on yhteistyön perustana se, että jaatte yhteisen päämäärän ja tavoitteet. Ulkoisten sidosryhmien kanssa joudut todennäköisemmin tekemään töitä päästäksesi tähän pisteeseen, tai vaikuttamaan heidän päätöksentekoonsa. Luottamus pitää usein ansaita ja sitä pitää rakentaa aktiivisesti. Erityisesti kun puhutaan asiakkaista, on heillä todennäköisesti tietynlaiset odotukset yhteistyöstä, ja he voivat olla melko vaativia. Säännöllinen, selkeä ja informatiivinen viestintä on silloin avainasemassa. Kokemukseni erilaisten sidosryhmien kanssa viestimisestä Helgassa valmisti minut tunnistamaan ja kohdistamaan viestinnän kullekin kohdeyleisölle sopivaksi. Myös monissa neuvottelutilanteissa karaistuneena minulle on ollut luontevaa esimerkiksi haastaa asiakkaideni näkemyksiä, mikä on yksi tärkeimpiä ominaisuuksia konsulttityössä.
Digitaaliset työkalut
Hyvin konkreettinen taito, joka saattaa jäädä huomaamatta, on erilaisten nykyajan työelämälle kriittisten digitaalisten kollaboraatiotyökalujen hallitseminen. Helga hyödyntää Google Workspacea pilvipohjaisena yhteistyöalustana, Slackia sisäisen viestinnän kanavana ja Trelloa projektinhallintaan ja dokumentointiin. Vaikka näiden työkalujen haltuunotto vei oman aikansa, niistä tuli lopulta olennainen osa työarkeani – erityisesti kalenterin tehokas käyttö ajanhallinnan työkaluna on asia, jota ilman en enää pärjäisi. Helgassa läpikäyty työkalujen oppimiskäyrä oli todella vaivan arvoinen, sillä täysin samat työkalut ovat olleet käytössä niissä yrityksissä, joissa olen valmistumisen jälkeen työskennellyt, ja olen voinut hypätä uudessakin työpaikassa suoraan toimintaan sen sijaan, että olisin joutunut opettelemaan päivittäisten työkalujen käytön alusta.
Kollaboraatiotyökalujen lisäksi opin käyttämään monia muita erilaisia digitaalisia työkaluja, jotka eivät suoraan liittyneet työhöni, mutta ovat laajalti käytössä monilla muilla aloilla. Niihin kuuluu esimerkiksi Lime CRM, jota käytettiin Helgan jäsenrekisterinä, Canva visuaalisten materiaalien tuottamiseen, Visma Netvisor taloushallinnon tehtäviin, kuten laskutukseen, sekä sosiaalisen median kanavien, kuten Facebookin ja Instagramin maksulliset mainosominaisuudet.
Työskentelytavat
Helga noudattaa strategista toimintasuunnitelmaa, jossa strategiset tavoitteet jaetaan konkreettisiin, mitattaviin toimenpiteisiin vuosittaisella tasolla. Tämä muistuttaa hyvin paljon OKR-mallia (objectives and key results, eli tavoitteet ja keskeiset tulokset), joka on monissa yrityksissä (mukaan lukien ensimmäisessä oman alan työpaikassani) käytössä olevan työkalu mitattavien tavoitteiden asettamiseen ja niiden seuraamiseen. Vaikka tämä on hyvin spesifi esimerkki, sen tärkein oppi – eli strategisten tavoitteiden ja niiden käytännön toiminnaksi muuttamisen ymmärtäminen – on sovellettavissa lähes mihin tahansa ympäristöön, sillä se auttaa asettamaan ja priorisoimaan tavoitteita sekä mittaamaan niiden saavuttamista.
Toinen asia työskentelytapoihin liittyen on, että Helgassa on omaksuttu löyhästi joitain niin sanotussa ketterässä ohjelmistokehityksessä käytettäviä menetelmiä, pääasiassa Scrum ja Kanban. Kanban on visuaalinen projektinhallintatyökalu, jota käytettiin Helgassa selkeyttämään ja seuraamaan eri prosessien ja niiden osa-alueiden etenemistä. Käytän Kanbania edelleen omien työtehtävieni edistymisen seurantaan, minkä lisäksi se on ollut käytössä suurimmassa osassa työprojekteista, joihin olen osallistunut työurani aikana.
Scrum puolestaan on projektinhallinnan viitekehys, jossa tiimin työ etenee jaksoissa eli “sprinteissä”, joissa jokaiseen sprinttiin kuuluvat tehtävät määritetään ja priorisoidaan sen mukaan, millä on isoin vaikutus projektin etenemisen kannalta. Kunkin sprintin tuloksia tarkastellaan retrospektiiveissä, ja havainnot otetaan huomioon seuraavan sprintin suunnittelussa. Vaikka kaikkia Scrumin käytäntöjä ei noudatettu Helgassa erityisen kirjaimellisesti, soveltamamme versio toimi hyödyllisenä työkaluna työtehtävien priorisoinnissa, ja opetti minulle dokumentoinnin sekä tekemisen jälkitarkastelun merkityksen prosessien kehittämisen kannalta. Se havainnollisti myös sen, miten projektin pilkkominen pienempiin osiin tekee siitä huomattavasti helpomman hallita.
Kirsikkana kakun päällä Scrum-konseptin ymmärtäminen on ollut hyödyksi IT-alalla työskentelyssä, sillä se on auttanut minua ymmärtämään paremmin Scrumia harjoittavien ohjelmistokehittäjien päivittäistä työtä.
Oman työn omistajuus
Mielestäni kaikkein tärkein asia, jossa aikani Helgassa on kasvattanut minua ammattilaisena on vastuunkanto omasta työstäni. Työn tavoitteiden tunnistaminen, tavoitteisiin pääsemisen edellyttämien toimenpiteiden määrittely, sekä sen sisäistäminen, mitä tapahtuu, jos en hoida tehtäviäni, ovat äärimmäisen tärkeitä taitoja. Samoin tehtävien priorisointi sekä suunnittelu pitkällä tähtäimellä. Ymmärrys siitä, että olennainen osa vastuunkantoa on pyytää apua, kun sitä tarvitsee, sekä projektia johtaessa tehtävien delegointi muille työmäärän tasaamiseksi sen sijaan, että yrittäisin tehdä yksin enemmän kuin pystyn. Se, että osaan sanoa ei uusille tehtäville, kun työpöytäni on täynnä. Se, että epäonnistumisen pelon sijaan näen mahdollisuuden oppia uutta – ei mun tarvitse osata tai tietää kaikkea, että voin yrittää. Ja kun epäonnistun – me kaikki epäonnistumme välillä – kannan siitä vastuun ja yritän oppia jotain seuraavaa kertaa varten. Proaktiivisuus. Asioiden haastaminen, kun en ymmärrä “miksiä” niiden taustalla. Rakentavan palautteen antaminen, kun tilanne sitä vaatii. Hyvä asenne.
Kaikki nämä taidot olen omaksunut Helgassa toimiessani, vaikka se toisinaan tarkoitti oppimista kantapään kautta. Opiskelijakunta on turvallinen ympäristö opetella näitä asioita, ja sen oppimispolun läpikäynti on antanut minulle itseluottamusta kohdata työelämän eteeni asettamat haasteet.
Muistutan, että luettelemani taidot sekä osaaminen perustuvat omiin kokemuksiini. Riippuen siitä, mihin urasi suuntautuu, voit todennäköisesti oppia paljon muita taitoja, jotka ovat hyödyksi juuri omalla alallasi. Ja unohdin varmaan listalta asian tai kaksi.
Toivon, että tämä kirjoitus auttaa muuttamaan näkemystäsi opiskelija-aktiiviuden hyödyistä, etkä enää katso sitä kiiltävänä CV-merkintänä, vaan ymmärrät minkälaista osaamista ja särmää se konkreettisesti antaa. Näillä sanoilla kannustan juuri sinua tekemän opiskelijaelämäsi parhaan päätöksen, ja hakemaan opiskelijakuntasi tai -yhdistyksesi toimintaan. Tulevaisuus luodaan olemalla aktiivinen tänään, ja olemalla aktiivinen tänään voit luoda itsellesi kirkkaan tulevaisuuden.
Sami Ranta-aho
Helga-alumni
