Tietosuojapolitiikka

Opiskelijakunnan toiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen, oikeutettuun etuun, muuhun asialliseen yhteyteen tai rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen. Henkilötietoja käytetään esimerkiksi jäsenyys- ja asiakassuhteen hoitamiseen sekä kehittämiseen, työ- ja luottamustoimisuhteen vaatimiin toimenpiteisiin, jäsendemokratian toteuttamiseen, tutoroinnin tai luottamustoiminnan opinnollistamiseen, yhteydenpitoon ja tiedottamiseen sekä tapahtumien järjestämiseen.

Tietoja voidaan käyttää myös yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

Yksityisyys ja tietoturva ovat opiskelijakunnalle tärkeitä arvoja, joihin kiinnitetään erityistä huomiota. Opiskelijakunta noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi kerätään verkkosivustoilla käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten analytiikan, avulla. Asiakkuuteen liittyvät CRM-tiedot tulevat opiskelijakuntien yhteisestä verkkokaupasta.

Kerättyjä tietoja luovutetaan oleelliselle tahoille tarvittavissa määrin. Tahon oleellisuus riippuu tilanteesta. Jotta jäsen voi saada käyttöönsä jäsentunnisteen, hänen tietojaan luovutetaan jäsentunnisteen tarjoajalle. Jotta opiskelija voi ostaa jäsenhintaisia tuotteita, hänen tietojaan luovutetaan verkkokaupalle. Jotta tutor tai luottamustoimija voi saada toiminnasta ansaitsemansa opintopisteet kirjatuksi opintorekisteriin, hänen tietojaan luovutetaan korkeakoululle. Jotta hallinnon opiskelijaedustaja saa kokouskutsut ja voi hoitaa tehtäväänsä, hänen tietonsa luovutetaan taholle, johon hänet on valittu opiskelijaedustajaksi. Jotta opiskelija voi käyttää Zone-liikuntapalveluita, hänen tietojaan luovutetaan Zonelle. Jotta opiskelijakunnan työntekijä tai luottamustoimija voi saada palkkansa/palkkionsa, hänen tietojaan luovutetaan palkanlaskijalle. Ja niin edelleen.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön nojalla.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko jäsensivuilla olevan viestitoiminnon kautta taikka sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@helga.fi, jotta pyytäjä on mahdollista identifioida. Pyynnön yhteydessä on kerrottava, mitä tietoja halutaan tarkastaa ja miltä ajanjaksolta. Mikäli pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan periä kohtuullinen maksu tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Tämän maksun suuruus on 25 euroa.

Opiskelijakunta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@helga.fi. Jäsenrekisterin osalta opiskelija voi myös tarvittaessa muuttaa tietojaan itse jäsensivun kautta.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kustakin tietosuojaselosteesta. Tietosuojaan liittyviä kysymyksiä voi myös lähettää osoitteeseen tietosuoja@helga.fi.

Rekisteröidyllä on mahdollisuus ottaa yhteyttä opiskelijakunnan tietosuojavastaavaan Eppu Åbergiin, jonka ajantasaiset yhteystiedot löytyvät täältä.

Opiskelijakunta on sitoutunut seuraaviin periaatteisiin henkilötietojen käsittelyssä:

• Lainmukaisuus, kohtuullisuus, läpinäkyvyys
  • Kaikelle käsittelylle on löydettävissä oikeusperuste.
  • Käsittelystä kerrotaan rekisteröidyille.
• Käyttötarkoitussidonnaisuus
  • Tietoja käsitellään vain niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty tai niiden kanssa yhteensopiviin tarkoituksiin.
• Tietojen minimointi
  • Tietoja kerätään ja käsitellään vain tarvittavissa määrin.
• Täsmällisyys
  • Virheelliset tiedot oikaistaan, vanhentuneet tiedot päivitetään ja tarpeettomaksi käyneet tiedot tuhotaan asianmukaisella tavalla luottamuksellisesti.
• Säilytyksen rajoittaminen
  • Tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarkoituksen toteuttamiseen tarvita. Ellei niitä yleisen edun mukaisesti arkistoida taikka käytetä tieteellisiin, historiallisiin tai tilastollisiin tarkoituksiin.
• Tietojen eheys ja luottamuksellisuus
  • Yleisestä tietoturvan tasosta huolehditaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin.

Tietosuojapoikkeamat

Omien tietojen tarkastelu ja muokkaus

Tietosuojakartta